Hemed dagsorden til bestyrelsesmødet der finder sted 7. maj 2024 kl 18:30 i fælleslokalet. Referart kan findes herunder når mødet er afsluttet og referat godkendt af bestyrelsen.
Dagsorden
Bestyrelsesmøde 7. maj 2024 kl 18:30 i fælleslokalet
- Information fra formanden
- Generalforsamling
- Gennemgang af præsentation
- El afregning grundlag
- Tagudskiftning tilbud
- Deklaration om fællesvejen (manglende punkt)
- Bestyrelsens beretning
- Praktiske ting
- Legionella test
- VVS-service
- Udskiftning af ekspansionsbeholder på Vestergårdsvej
- Eventuelt
Referat fra bestyrelsesmøde
7/5-2024 kl. 18:30 i fælleslokalet på Stadionvej
Referent: Claus Ellegaard Madsen
Til stede:
Claus, Pia, Mahmut, Ove og Jamil
Info fra formanden:
- Vi have møde med Brunata og Administrator den 16. april 2024 omkring overgåelse til ejenbetaling af el. Forskellige løsninger og muligheder blev diskuteret, bl.a. om vi kunne have kvartalsvis aconto afregning, men omkostningerne til dette vil blive for høje. Derfor aftalte vi følgende som skal fremlægges på generalforsamlingen.
- Bestyrelsen ser på forbrug fra Brunata og laver nogle aconto betalingsgrupper efter forbrug.
- Administrator overtager administration af Brunata online, sørger for at der bliver meldt flytninger, oprettet e-mails etc.
- Claus har sendt login til administrator.
- Claus har meldt flytning på allerede kendte flytninger/indflytninger i Brunata online system.
- Brunata skal fjerne den måler der sidder i vaskekælder, da den sidder parallelt på fællesforbruget og derfor er indeholdt i fællesforbruget.
- Claus har oplyst Brunata om den specifikke måler.
- Vi har en beboer der har været bortrejst i en længere periode, og derfor har Brunata ville lave service da der var nul-forbrug. Claus er i dialog med Brunata om hvordan vi kan håndtere dette i fremtiden, da vi selvfølgelig ikke skal have lavet service. En del af forklaringen er at vi stadig mangler e-mails, havde vi dem ville den pågældende beboer blive kontaktet på mail og havde kunne forklare sig til Brunata.
- Claus har bestilt projektor og lærred til ejerforeningen som skal bruges til generalforsamling og til fremtidige generalforsamlinger.
- Det blev foreslået at man måske også kunne bruge denne til fællesarrangementer af fælles interesse som større sportsbegivenheder el.lign.
- Vi har i bestyrelsen modtaget en del ”mindre” henvendelser af dagligdags karakter, som vi i bestyrelsen som sådan ikke har nogen indflydelse på. Vi svarer så vidt muligt på disse, men de er bare lidt tidskrævende og svære at håndtere da det er uden for bestyrelsens ansvarsområde.
Generalforsamling:
Gennemgang af præsentation
- Claus gennemgik præsentationen der er forberedt. Der var et par små justeringer der er nødvendige. Claus vil rette dette.
Elafregning grundlag
- Claus gennemgik hvordan forbruget er taget fra marts og april som gennemsnit forbrug, samt afregning til Ørsted. Bestyrelsen godkendte det fremlagte.
- Den beboer der har været bortrejst, har vi sat forbruget efter november/december.
- Omkring elforbruget og aconto betaling skal vi have forberedt at de fremmødte kan få deres foreslåede aconto bidrag vist. Claus finder en løsning.
Tagudskiftning tilbud
- Vi har modtaget 2 forskellige tilbud, 1 fra Mmake som er et rådgivende ingeniørfirma som har lavet en budgetpris baseret på lignende projekter, samt et fra Raunstrup som er et entreprenørfirma og derfor er en vejledende (ikke bindende) pris.
- De to tilbud ligger forholdsvis tæt på hinanden, men det ene indeholder byggeteknisk rådgivning og en buffer., det gør det andet ikke. Tages dette ud er de to tilbud meget ens.
- Der er enighed i bestyrelsen om at denne tagudskiftning har første priotet og vi derfor skal have administrator til at hjælpe med at finde forskellige forslag på hvordan vi kan finansiere dette.
Deklaration om fællesvejen (manglende punkt på dagsorden)
- I forbindelse med at fællesvejen mellem Glostruphøj 3 og andelsboligforeningen blev renoveret, fik den gamle bestyrelse udarbejde en mere klar dekleration omkring fællesvejen. Denne skal tinglyses, og dette er forsøgt tidligere, men det blev afvist da det kræver en generalforsamlings vedtagelse. Derfor skal denne med på generalforsamlingen så den kan komme til afstemning.
- Claus sætter denne i præsentationen og opdatere dagsorden inden generalforsamlingen.
Bestyrelses beretning
- Beretningen er tidligere udsendt til den samlede bestyrelse for godkendelse. I den forbindelse fandt vi at der manglede et afsnit om fællesvejen. Claus gennemgik denne del af beretning, og der var ingen yderligere kommentarer fra bestyrelsen.
Praktiske ting
- Mahmut, Claus og Jamil mødes mandag 13. maj for at opsætte lokalet og lige køre kaffemaskinerne igennem et par gange da vi ikke ved hvornår de sidst har været i brug.
- Ove og Pia indkøber sodavand, øl og kage mandag.
Legionella test:
- Der er den 1. maj 2024 udtaget vandprøver på samme streng som vi har set legionella problemer på tidligere. Vi afventer stadig resultat fra denne test.
VVS-service:
- Der har været lidt uenighed med nuværende VVS leverandør og derfor har vi valgt at skifte leverandør. Den nye VVS-service er Charles Nielsen og dette er allerede opdateret på hjemmsiden.
- Ekspansionsbeholder på Stadionvej er efter flere undersøgelser konstateret at være i stykker. Vi har fået tilbud på udskiftning fra Charles Nielsen. Tilbuddet er 8.800 kr. + moms og vi besluttede at sætte denne udskiftning i gang.
Eventuelt:
- Der er aftalt møde med Anchers haveservice om at overtage vedligeholdelse af udearealer samt skraldeskure på begge ejendomme. Claus holder mødet sammen med andelsboligforeningen da vi regner med at kunne lave en samlet aftale. Mødet finder sted enten fredag 10. maj eller mandag 13. maj
- Der skal aftales et møde med et rengøringsfirma om at overtage rengøring af svalegange, kælder, vaskerum etc. Dette møde er ikke fastlagt endnu.
Mødet sluttede kl. 20:11