Bestyrelsesmøde 2023-12-12

Som oplyst i tidligere refereat Bestyrelsesmøde 2023-11-28 er der tirsdag 12. December bestyrelsemøde i fælleslokalt på Stadionvej 23.

Herunder kan du se dagsordenen og senere referat når mødet er afholdt:

• Ekstraordinær generalforsamling
  • Dato fastlagt til 8/1-2024 kl. 17:30
  • Tinglysning af vej flyttes til ordinær
• Elmåler status
  • Sidste 2 der ikke fungerede Skiftet 8/12
  • Status fra onlinesystem
  • Indsamling af e-mails til online system
  • Plan for overgang til egenbetaling
• Service aftale vaskemaskiner og tørretumbler
• Udendørs lys
  • Skiftet mandag 11/12 sammen med 3 lamper på p-plads på Stadionvej (info)
• Vicevært service
  • Møde med Fluxx 12/12, Claus (info)
  • Fremtidig løsning
• Legeplads møde 13/12, Jamil
• GDPR på hjemmeside
  • Information (info)
  • Privatlivspolitik tilbud
• Godkendelse af regninger
  • Status fra Administrator (info)
• Tag Stadionvej status på indhentning af inspektion og tilbud.
• Forskelligt
  • Kontokik til Mahmut og Ove
  • Pakning og filter på varmecentral (info)
  • Rensning af tagrender
  • Bokse fra kommunen til farligt affald
  • Forslag om at flytte "støvede" cykler i skuret ned i kælderen.
  • Fælles online drev til dokumenter (info)
  • Kældergennemgang, opsummering
    • 3 postkasser tømt og lukket (info)
• Eventuelt

Referat fra bestyrelsesmøde

12/12-2023 kl. 18:30 i fælleslokalet på Stadionvej

Referent: Claus Ellegaard Madsen

Ekstraordinær generalforsamling:

• Datoen for ekstraordinær generalforsamling er mandag 8/1-2024 kl. 17:30 og ikke 18:30 som tidligere meldt ud. Dette vil fremgå af indkaldelse der omdeles til postkasser samt opslag på opslagstavler.
• Tinglysning af fællesvejsaftalen tages op på næste ordinære generalforsamling.
• Claus oplyste at hvis det bliver vedtaget at overgår til normalvedtægterne, bliver vi nødt til at holde en ordinær generalforsamling i foråret 2024, for at lukke ned for regnskabsåret 2023 (7 måneder fra 1/7 til 31/12). Dette skyldes at det ikke er lovligt at have 19 måneders regnskabsår.

Elmåler status:

• De sidste 2 sendere der ikke virkede, er blevet skifte fredag 8/12-2023 og Brunata melder at de nu kan aflæses. Der er dog stadig 1 lejlighed hvor sender og bi-måler ikke er registreret. Vi arbejder med Brunata om at få den registreret.
• Claus og Ove har lavet nogle udlæsninger fra Brunata Online, og kan se at tallene ikke stemmer overens med det faktiske forbrug fra Ørsted. Derfor er der omdelt et brev med en instruks om at sende et billede. Dette er for at sikre at bi-målere er monteret korrekt, Ove står for denne opgave.
• For at de enkelte beboere kan få adgang til Brunta online, skal vi have samlet e-mailadresser ind fra de enkelte beboere. Der bliver omdelt et brev sammen med referat fra ordinær generalforsamling og indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling, med information om at sende e-mail til bestyrelsen. Dette er også slået op på hjemmesiden, og vi har allerede modtaget 5-6 adresser.
• Når vi ved at data fra Brunata stemmer med data fra ørsted, skal bestyrelsen udarbejde en plan for eventuel nedsættelse af fællesudgifterne for at kompensere for overgangen til egenbetaling. Der skal ligeledes laves et forslag på opsættelse af aconto el-biddrag. Begge disse punkter kan komme med på den tidligere nævnte ordinære generalforsamling i foråret 2024.

Serviceaftale vaskemaskiner og tørretumbler:

• Pia har indhentet tilbud fra Miele der indeholder årligt service på det to vaskemaskiner og Electrolux tørretumbler. Tilbuddet er ca. 3900.- årligt.
• Claus oplyste at vi har en service aftale med Electrolux på tørretumbler alene, den koster ca. 2900 årligt og er lige blevet betalt i oktober.
• Bestyrelsen vedtog at tage imod tilbud fra Miele, og opsige Electrolux når denne udløber til oktober 2024.
• Den ene vaskemaskine der ikke fungerede helt korrekt, er blevet serviceret og afkalket og fungere nu igen godt.
• Pia har taget opgaven at afkalke vaskemaskiner ca. 1 gang pr. måned.

Udendørslys:

• Mahmut har haft telefonmøde med Elcon der installerede de nye udendørslamper for ca. 1,5 år siden. Men for at han ville skifte nogle lyskilder skulle han have kvitteringer på de lyskilder der allerede var skiftet. Dette kan vi ikke fremskaffe da vi ikke ved hvor der er blevet skiftet lyskilder.
• Som aftalt på sidste bestyrelsesmøde blev vi enige om at skifte alle lyskilder (pærer) på hele ejendommen.
• Mandag 11/12-2023 blev der skiftet 87 lyskilder på ejendommen til en bedre kvalitet, som også giver lidt mere lys.
• De 3 lygtepæle på Stadionvej kræver en lift for at blive skiftet. Rødovre El & VVS er sat i gang med denne opgave og vi forventer at de snarest bliver skiftet. Vi har dog ikke en præcis dato endnu.

Viceværtservice:

• Claus havde 12/12 2023 møde med Fluxx om vores aftale og den service vi får. Den aftale der er indgået i 2021 af tidligere bestyrelse er meget omfattende og dele af den bliver serviceret af andre parterne. Fluxx blev bedt om at holde større fokus på udenomsarealer, og at sørge for at vores snerydning og saltning bliver overholdt. Opgaver som trappevask, kælderstøvsugning og almindelig oprydning skal også overholdes. Opgaver som at holde øje med og vedligeholde f.eks. varmecentral skal Fluxx ikke gøre.
• Der blev aftalt at vi vil lave en mere tidssvarende aftale, da vi ikke kan forvente den samme service som med en fast vicevært.
• Der er tidligere indkøbt en saltspreder, denne er desværre forsvundet. Fluxx ønskede en ny. Bestyrelsen var enige om at Fluxx selv må sørge for dette, i henhold til gældende aftale.
• Da det ikke er muligt at lave en ny serviceaftale på denne tid af året da leverandørerne ikke kan nå at etablere vinterberedskab. Derfor vil vi se på eventuelle alternative løsninger til foråret.

Legepladsmøde:

Jamil har møde med leverandør onsdag 13/12-2023, så der kan udarbejdes forslag. Vi forventer at have forslag på næste bestyrelsesmøde.

GDPR:

• I forbindelse med at vi skal indsamle e-mailadresser til Brunta, har Claus sendt forespørgsel til hjælp med at opsætte dette på hjemmesiden. Efter telefonisk møde blev det oplyst at i forhold til GDPR skal vi IKKE have cookies information på hjemmesiden da vi ikke bruger ting som Google analytics, Facebooks Meta-pixels eller andet, der bruges til at opsamle brugeradfærd på vores hjemmeside. Men vi skal have en privatlivspolitik, som er en side der fortæller hvad vi opbevare af data. Konsulenten kan lave udkast til dette for ~500 kr.
• Bestyrelsen vedtog at få hjælp til at lave denne privatlivsaftale.

Godkendelse af regninger:

• Claus har haft samtale med administrator om at få lavet godkendelse af regninger elektronisk, og således at regninger skal godkendes af formand og et bestyrelsesmedlem. Desværre er dette ikke muligt med det system som administrator bruger i dag. Men da der i løbet af 2024 træder noget lovgivning i kraft der betyder at administrators system skal opdateres, vil det blive muligt med elektronisk godkendelse i den forbindelse.

Tag Stadionvej status på indhentning af tilbud:

• Mahmut har haft kontakt med firmaet Mmake, der har givet tilbud på at lave en evaluering af taget. Dette forgår dels med inspektion inde fra loftet og med droner udefra. Denne statusrapport koster 7500.- inkl. moms.
• Bestyrelsen vedtog at få lavet denne rapport.
• Mmake vil komme ud og lave evalueringen mandag den 8/1-2024. Der bliver sat opslag op så beboerne er adviseret om brugen af droner på ejendomme.

Forskelligt:

• Der er ved at blive oprettet kontokik til Ove og Mahmut, det er uvist hvor længe Nordea skal bruge før det bliver aktivt.
• Der er blevet fjernet et snavsfilter på varmecentralen på Vestergårdsvej da det var meget beskidt og begrænsede leveringen af varmt vand. Der er samtidig bestilt pakninger til fjernvarme snavsfilter på Stadionvej
• Det er længe siden der er blevet renset tagrender, vi vil finde en løsning på dette til foråret.
• Pia vil undersøge om det er muligt og en eventuel pris på at få sat affaldsbokse op til farligt affald (maling, kemikalier etc.)
• Forslag om at flytte ”støvede” cykler ned i kælderen blev diskuteret. Vi blev enige om at sætte et lamineret opslag på cykelskure om at hvis man ikke vil bruge sin cykel i en længer periode, så opfordre vi til at sætte cyklerne i kælderen. Mahmut får lavet opslag.
• Claus demonstrerede OneDrive løsning (gratis) til opbevaring af diverse aftaler og dokumenter i ejerforeningen. Dette for at gøre det tilgængelig for alle i bestyrelsen og fremtidige bestyrelser. Efter demonstration blev hele bestyrelsen inviteret (via mail/adgangskode m.m.) til at bruge denne OneDrive.
• Kældergennemgang, Claus sortere og gruppere opgaverne, opgaverne vil derefter blive delt og nødvendige opgaver sat i gang.
• Vi har lukket 3 ubrugte postkasser på Stadionvej da de var overfyldte med reklamer og ikke er i brug.

Eventuelt:

• Efter vi nu har fået lavet en del ”opgraderinger” af varmecentralen på Stadionvej, og vi har set at det kører meget stabilt, blev det aftalt at vi kontakter Krüger Aquacare med henblik på at få lavet en Legionella test på Ejerforeningens del af installationen. Hvis rapporten viser at der stadig er problemer, skal vi lave en handlingsplan. Rapporten vil uanset resultat blive delt på hjemmesiden som information til beboerne.
• En beboer har fremsendt 7 mails til bestyrelsen + 1 til formanden, med mange punkter, spørgsmål og synspunkter på en og samme dag. Dette blev diskuteret og der var enighed om at vi vender tilbage når/hvis vi får større klarhed, men at vi generelt opfordre til at følge med på hjemmesiden og informationer delt på opslagstavler.
• Bestyrelsen har modtaget en ”klage” fra en beboer, der har forsøgt at håndtere høj musik i både dagtimer og om natten. Derforuden har der også været andre uacceptable hændelser. Den tidlige bestyrelse har sendt brev til den pågældende beboer, men det har kun hjulpet midlertidigt.
  • Bestyrelsen er enige om at dette selvfølgelig er helt uacceptabelt og vi vil via opslag på opslagstavler og hjemmeside vil præcisere dette. Men vi har som bestyrelse ikke mulighed for at opsætte nogle sanktioner.
  • Beboeren bliver ligeledes med henvisning til ordensbekendtgørelsen foreslået at måtte kontakte politiet hvis det ikke ophører.

Mødet sluttede kl. 20:48