Bestyrelsesmøde 2023-11-28

• Velkommen
• Hjemmeside
  • Opdatering med ny bestyrelse
  • Rødovre El & VVS
• Planlægning af ekstraordinær generalforsamling (senest 18/1-2024)
  • Skifte til normalvedtægter
  • Andre punkter
• Elmålere
  • Status
  • Planlægning og krævede handlinger
  • Tidsplan
• Status på fællesvejen mellem Vestergårdsvej og andelsboligforeningen
• Taget på Stadionvej
• Legeplads
• Vicevært service
• Foreningens økonomi
  • ~10 års oversigt
  • Periodebalancer fra Administrator
  • Konto kik
• Juletræer
• Planlægning af fremtidige bestyrelsesmøder
• Eventuelt

Referat fra bestyrelsesmøde

28/11-2023 kl. 18:30 i fælleslokalet på Stadionvej

Referent: Claus Ellegaard Madsen

Hjemmeside:

• Bestyrelsen var enige om at der ikke skal fremgå telefonnumre og kun den fælles Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den. mail skal fremgå af hjemmesiden.
  • Claus sørger for at opdatere dette på hjemmesiden inden for denne uge.
• Den gamle bestyrelse har forslået at vi skifter til Rødovre EL &VVS, som fast hus VVS og elektriker. Claus og Ove har haft et møde med Rødovre El & VVS, og fik et godt indtryk. Derfor er bestyrelsen enig om denne beslutning. Claus sørger for at hjemmesiden bliver opdateret med disse oplysninger. Rødovre skal være ansvarlige for fælles installationer, og anbefales til beboere. Beboerguiden skal opdateres med disse oplysninger, samt at det kun er Rødovre El & VVS der må betjene ejendommens installationer, samt en beskrivelse i eventuelle nødsituationer. Claus udarbejder forslag til beboerguide så det kan behandles på senere bestyrelsesmøde.

Ekstraordinær generalforsamling:

• Vi har modtaget 2 datoer for mulig ekstraordinær generalforsamling fra administrator. Bestyrelsen foreslår at denne holdes 8/1 kl. 18:30 i fælleslokalet. Claus tager kontakt med administrator denne uge for at låse datoen.
• Se under punktet status på fællesvejen.

Elmålere

• Efter en mundtlig overdragelse fra tidligere formand, oplyste Claus er der stadig er to lejligheder der ikke fungerer. Claus tager fat i Brunata i denne uge for at få en status, of en plan fra Brunata.
• Der kan først laves en tidsplan for hvornår vi hurtigst kan skifte til egenbetaling.
• Det blev diskuteret om skiftet til egenbetaling af el kan ske uden en generalforsamling, Claus tager fat i administrator for få dette afklaret mere præcist

Status på fællesvejen:

• Status på fællesvejen er at arbejdet er færdigt. Økonomien i projektet blev diskuteret og der var enighed om at aftalen med andelsboligforeningen er en god aftale.
• Der blev redegjort for at den aftale der er lavet mellem Glostruphøj III og andelsboligforeningen er en gyldig og bindende aftale. Fordelen ved at få aftalen tinglyst er at den vil være offentlig tilgængelig og nemmer at genfinde. Udgiften til en tinglysning er minimal.
• Der er enighed om at få vejaftalen tinglys. Aftalen er allerede forsøgt tinglyst af den gamle bestyrelse, men tinglysningskontoret afviste da denne aftale skal godkendes på en generalforsamling eller ved underskrift fra samtlige beboere.
• Claus vil forespørge administrator om det skal på en ordinær generalforsamling først eller om vi eventuelt kan bringe den op på tidligere nævnte ekstraordinære generalforsamling.

Taget på Stadionvej:

• Vi diskuterede stats på taget, og der blev henvist til tidligere referat fra 2014 mellem byggesagkyndig Stig P. Fjording og daværende bestyrelse, hvori det fremgår at allerede dengang blev det vurderet at taget skulle skiftes.
• Der var enighed i bestyrelsen om at vi skal have lavet udarbejdet en status på taget samt tilbud på eventuel udskiftning fra 2-3 tagfirmaer. Kornerup og Enemark & Pedersen blev nævnt som mulige kandidater, same eventuelt 1 firma mere. Mahmut vil tage kontakt med 2-3 firmaer i næste uge

Legeplads:

• Den gamle bestyrelse har udarbejdet en præsentation af 3 mulige forslag samt 2 mulige placeringer. Dette blev gennemgået.
• Jamil har tidligere arbejdet for et legepladsfirma og her derfor kontakt til dette firma. Jamil fik til opgave at få lavet 2-3 forslag (tegninger og tilbud) på en legeplads til en med en økonomi på mellem 65.000-110.000 (samme prisklasse som forslag fra gammel bestyrelse) Jamil tager kontakt denne uge.
• Jamil vil forhøre om de kan lave pavilloner på både Stadionvej og Vestergårdsvej, som en samlet tilbud, evt. sammen med legeplads. Økonomien for pavilloner ca. 270.000 kr., som gammelt forslag.
• Der er enighed om at økonomien på pavilloner skal godkendes på senere generalforsamling, da tidligere vedtagelse af opsætning af pavilloner ikke var bundet op på noget økonomisk.
• Der blev snakket om hvorvidt vi kunne lave en samarbejdsaftale med ejerforeningen ved siden af Stadionvej. Claus finder kontakt til ejerforeningen ved siden af Stadionvej, så vi kan have en snak om dette.

Vicevært service:

• Claus kontakter Andelsboligforeningen for at diskutere om vi kan lave en fælles vicevært aftale, da der samlet kan blive tale om en næsten fuldtidsstilling.
• Mahmut sender 2 kontakter til Claus på mulige firmaer.

Foreningens økonomi:

• Claus fremviste en 10-årig økonomisk oversigt, der var enighed om at vi skal have tallene opdateret og lagt på hjemmesiden, da der var enighed om at det er et godt værktøj til at overskue vores økonomi på sigt sammen med vedligeholdelse og fremtidige forbedringer.
  • Det blev forslået at vi finder en dag uden for bestyrelsesmøde for at gå mere i detaljer og få tallene opdateret.
• Periodebalancen blev gennemgået og der var ikke pt kommentarer pt.
• Det blev aftalt at vi skal have lavet kontokik i Nordea til Mahmut og Ove. Claus tager kontakt til administrator, så vi kan få det lavet.

Juletræer:

Juletræerne er blevet sat op, så der var ikke mere til dette punkt.

Planlægning af fremtidige bestyrelsesmøder:

• Næste møde er planlagt til 12/12, kl. 18:30 i fælleslokalerne på Stadionvej
• Fast hver første tirsdag i måneden kl. 18:30 i fælleslokalerne på Stadionvej, dette vil blive slået op på hjemmesiden. Dog vil vi grundet nytår flytte første møde fra 2/1-2024 til torsdag 4/1-2024

Eventuelt:

• Varmecentralen på Stadionvej har nu fået lavet yderligere en opgradering for at sikre en bedre varmtvandsforsyning, samt nedsætte risikoen for Legionella. Claus og Ove skriver opslag til hjemmesiden.
• Vi fik for ca. 1,5 år siden sat nyt lamper op med LED ved alle døre og opgange på både Vestergårdsvej og Stadionvej. Desværre er der allerede mange pærer der er gået i stykker. Vi har undersøgt pærerne og fundet at de desværre er i meget ringe kvalitet.
  • Vi har fået et tilbud fra Rødovre El &VVS på 125 kr. + moms for udskiftning af pærer til en god kvalitet Philips pærer. Samlet udgift ca. 10.000-12.000 kr. for udskiftning af alle på en gang, samt indkøb af ekstra pærer.
  • Mahmut vil gerne tage fat i leverandør for at undersøge om vi kan få skiftet på eventuel garanti. Claus skriver til Administrator og Mahmut for at få kvittering og undersøge om der stadig er garanti. Hvis garantien er udløbet, skifter alle pærer i henhold til ovenstående tilbud fra Rødovre El & VVS
• En dato for en rundtur med den samlede bestyrelse til alle bygningerne rum, for bl.a. at få indsamlet eventuelle elektriske installationer skal ordnes så vi kan få samlet tilbud.
• Der er problemer med Vaskemaskine 1, Pia tager fat i Miele og får en tekniker ud.
  • Samt undersøge om vi har en service aftale.
• Manglende numre på vaskelåse og låse der ikke bliver flyttet. Pia laver opslag.
  • Forslag om at mærke op og få fjernet ubrugte låse, lignende det vi tidligere har gjort med cykler.
• Da vi skal have håndteret mønter i vaskerummet, og der har været ønske om at beboere kan veksle til mønter der er i mønt automaten. Bo Grubbe har givet udtryk for at han gerne vil tage sig at denne opgave.
  • Forslag om at beboere der ønsker at veksle mønter, kan gøre dette når vi alligevel holder bestyrelsesmøde, blev vedtaget som en god service. Dette skal kommunikeres via. Hjemmesiden og opslag i vaskerummet.
• Vi er enige om at alle regninger skal godkendes af formand og et bestyrelsesmedlem
  • Claus skal undersøges med administrator om det kan gøres elektronisk.
  • Indtil dette er på plads det formanden alene der godkender, men informere alle i bestyrelsen.
• Mahmut får til opgave at se på en PC-løsning for bestyrelsen, da ikke alle har adgang til PC.

Mødet sluttede 21:46