Bestyrelsen ønsker alle et godt nytår, og vi ser frem til endnu et spændende år med masser af aktiviteter og tiltag. Dette er et lidt langt nuhedsbrev, men vi har også gang i mange ting, og jeg syntes det er vigtigt at i som beboere kan følge med i det arbejde vi laver i bestyrelsen.
Ekstraordinær generalforsamling
Som i ved havde vi ekstraordinær generalforsamling den 8. januar 2024 og vi er glade for at der enstemmigt blev vedtaget at vi nu er overgået til normalvedtægterne af 1. januar 2021(Se normalvedtægterne her) . Forslaget blev vedtaget med to ændringsforslag, det ene er at vi beholder sikkerhedsstillensen på 46.000 kr. og det andet er at der stemmes til bestyrelse og formand med 1 stemme pr. lejlighed uanset fordelingstal.
Med overgangen til normalvedtægtene betyder det rent praktisk at vores regnskabsår skifter til at gå for 1. Januar til 31. december. Dette vil fremadrettet betyde at vores regnskaber nu kan blive lang mere overskuelige og nemme da vi ikke længere behøver periodificering da alle vores kreditorer også har samme regnskabsår. Bestyrelsen er begyndt at se på hvordan vi rent praktisk kan få sat dette sammen, også fordi vi nu ikke længere er underlagt at skulle bruge en statsautoriseret revisor, som er forholdsvis dyr i drift. Men vi vil bringe dette op på kommende ordinære generalforsamling.
Ordinær generalforsamling
Som koncekvens af overgangen til normalvedtægterne betyder det også at vi kommer til at holde en ny ordinær generalforsamling der er "forskudt" i forhold til hvad vi plejer. Dette er rent praktisk fordi vi ikke lovligt kan have et regnskabår der strækker dig over 19 måneder. Vi arbejder på at få sat det op i april (plus/minus) da vi har nogle andre punkter der også skal med på denne generalforsamling og vi skal have styr på dem før vi kan fastsætte en dato.
Kommunikation med beboerene
I den nye bestyrelse har vi ligeledes et ønske om at vi kan kommunikere elektronisk med vores beboere. Og i henhold til normalvedtægterne §17, har vi lov til at al kommunikation så som indkaldelser, referater etc. gennem elektroniske medier, som e-mail og vores hjemmeside. Derfor vil vi allerede nu tage den mulighed i brug, da referatet fra den nettop overståede ekstraordinære generalforsamling vil blive sendt til jer på mail fra vores administrator eller bestyrelsen. Da det ikke er lovligt at dele e-mails og andre personlige informationer mellem administrator og bestyrelsen, forsøger vi i bestyrelsen at indsamle e-mails Indsamling af emails, således at vi har mulighed for at kunne skrive til så mange som muligt på en gang. Vi er klar over at visse beboere er undtaget fra at modtage post elektronisk, og vi vil selvfølgelig sørge for at disse beboere får nødvendige informationer leveret i postkassen. Der er også nogle beboere der benytter sig af pårørendes emails, vi skal blot bede om at bestyrelsen får en fuldmagt fra disse, den kan afleveres i formandens postkasse (Vestergårdsvej 23, lejlighed 64)
Elmåler status
Vi er glade for at så mange beboere aktivt har hjulpet til med at sende os billeder af deres bimålere, det har været en stor hjælp i processen med at sikre os at det hele fungere som det skal. Det er også lykkedes os endeligt her i første uge af 2024 at få den allersidste måler og og køre så den kan fjernaflæses, så nu er vi 100% funktionelle i alle 66 lejligheder.
Det sidste "bump" på vejen er at vi kan se at de bi-målere der er sat op for at måle fællesforbruget, desværre ikke er opsat korrekt. Vi har haft møde med Hoffmann om dette og lavet en aftale om at få det rettet og i samme omgang fjerne nogle gamle målere det ikke længere er brugbare. Vi forventer at dette arbejde vil blive udført inden for de næste 2 uger, og vi vil selvfølgelig informere om dette da det nok betyder at strømmen på Vestergårdsvje 23 vil blive slukket i en kort periode. Hvis det går som vi forventer skulle det ikke blive nødvendigt at slukke for strømmen på Stadionvej 43, men skulle det mod forventning blive nødvendigt vil vi selvfølgelig sørge for at i bliver informeret.
Nå vi har fået lavet disse ændringer, og ved at vi kan se at vores forbrug ved Ørsted stemmer overens med det vi aflæser hos Brunata, skal vi have et møde med vores administrator og Brunata om hvordan vi rent praktisk kan sætte egenbetaling op. Brunatas system kan lave det meste, men det rent økonomiske i at indkræve penegne, betale Ørsted etc. skal vi have på plads. Vi skal ligeledes find ud af hvordan vi håndtere om det skal være aconto betaling, månedsbetalig og hvordan de beløb kommer til at se ud. Samtidig skal vi naturligvis have justeret fællesindbetalinger til et niveau der passer med at vi selv betaler for eget elforbrug.
Dette er ligeledes et af de punkter der skal med på den ordinære generalforsamling som nævnt tidligere.
YouSee
Der har været en hel del interesse for at kunne afmelde sig YouSee pakken. Den gamle bestyrelse fik ændret vores fællesindbetaling således at YouSee opkræves kvartalvis fra 1. januar 2024, hvilket muligør at beboeren nu har mulighed for at framelde sig YousSee. Også fordi vi samtidig med at vi med regningen 1. januar også fik betalet den gæld der var i antenneforeningen, som blev vedtaget på sidste ordinære generalforsamling. Men for at kunne håndtere denne af- eller tilmelding til YouSee skulle vi finde en praktisk løsning da der er lidt arbejde i det. Og i bestyrelsen besluttede vi at lave en aftale med vores administrator om at håndtere dette, og derfor vil der blive afkrævet et gebyr på 625 kr. for denne håndtereing. Du kan læse mere her: YouSee til- og afmelding
Snerydning og saltning
Som vi alle ved har Fluxx svært ved at overholde den aftale der er lavet med dem tilbage i 2021, som formand skal jeg ikke undskylde denne mangle fra Fluxx, og som tidligere nævnt arbejder vi i bestyrelsen på at finde en bedre aftale eller en anden løsning, men det er ikke muligt at gøre det hurtigt, og slet ikke når vi er midt i en vinter med masser af sne, andre firmaer kan ganskel enkelt ikke nå at stille op med et vinterberedskab, og det tager også tid at få sådannne aftaler på plads.
Derfor skal vi fra bestyrelsens side takke de beboere der trods alt har gjort en indsats for at hjælpe i denne situation. Men vi vil også gerne appelere til at dem der har overskud, mulighed, tid, kræfter til det at give en hånd med, hvor i kan. Det største problem er svalegange og fortove foran vores bygninger. I skrivende stund er det tøvejr, men om natten bliver det stadig frost og der er risiko for at der komme is hvor vi færdes. Vi opfordre til at i bevæger jeg med forsigtighed, hold i gelænder når i går op og ned af trapper. Der står ved hver svalegang en kost, en sneskraber og en spand med salt, hvis i observere is må i meget gerne sprede lidt salt og dermed hjælpe fælleskabet. Da der går meget salt til, bliver spandende hurtigt tømt, og det er desværre ikke altid vi når at se dette og reagere på det. Igen til dem der har overskud og lyst til at hjælpe, så ligger der sække med salt i kælderen på Stadionvej i de gamle skralde skakte, til højre når du lige kommer ind i kælderen ved hovedtappen. På Vestergårdsvej ligger der salt i skraldeskuret i trækassen i højre hjørne. Ellers må i megert gerne kontake bestyrelsen, så skal vi hjælpe det vi kan.
Som sagt vil vi gerne takke for den støtte og hjælp vi trods de svære forhold har fået.
Inspektion af taget på Stadionvej
Som vi havde oplyst tidliger var det planlagt at taget på Staionvej 43 skulle inspiceres for at vurdere tilstanden af taget. En del af denne inspektion var at tage også skulle inspiceres udefra ved hjælp af droner. Men da vi fik en masse sne, var denne inspektion ikke muligt og vi vare desværre nødt til at aflyse. Men så snart sneen er væk vil vi lave en ny aftale og selvfølgelig informere om dette så i ved at der vil blive fløjet med droner. Jeg tror ikke der er nogen der forventer andet end at taget nok er i dårlig stand, vi ved at der før i tiden er blevet "kittet" mange små huller og revner, og gjort et forsøg på at forlænge tagets levetide. Men den slags reperationer er kun midlertidige, og som årene går bliver det kun værre og værre. Vi kan også de at der allerede i 2014 faktisk var en "beslutning" i et møde med en byggesagkyndig Stig Fjording (Se dette referart: 2014 Mødenotat med byggesagkyndig), om at man allerde dengang ville skifte taget. Det er bare ikke sket, så vi har meget fokus på dette, og arbejder derfor også på en 10-årig budgetplan for at vi kan holde styr på økonomien i vores ejereforening når der kommer sådan en stor udgift.
Gavlisolering
Vi har haft nogle uger med meget koldt vejr og ved fra de lejligheder der har endegavle at det er svært at holde varmen. Vi ved det er fordi disse gavle ikke er isoleret, og derfor vil vi også tage initiativ til at få hentet tilbud på dette da det ikke dur at vi har lejligheder der ikke kan holde varmen, og også får problemer med fugt på de kolde vægge. Vi vil få lavet nogle tilbud på opgaven at få isoleret 6 gavle (reelt 7 da den ene er "delt" af en trappe) og planen er at vi kan tage dette med på den ordinære generalforsamling her i foråret.
10-års budget plan
I de år jeg har boet her i Glostruphøj III, har der været en del snak om økonomi, vedligeholdesesplan etc. Men der har manglet en økonomisk plan hvor dette er sat i sammenhæng. Jeg har sammen med andre interesserede beboere starte op på sådan en plan der gør det muligt at vi kan estimere ejerforeningens økonomi ca. 10 år frem. Med udgangspunkt i den vedligeholdelsesplan der blev udarbejdet af Per Grunert i 2021 (Tilstandsrapport Stadionvej 43 og Tilstandsrapport Vestergårdsvej 23) sammenholdt med alle de andre udgifter vi har, og vores indtægter fra fællesindbetalinger, kan man bedre estimere hvordan vores økonomi vil udbvikle isg i de kommende år, og samtidig få lave det vedligeholdelse der er nødvendigt. Bestyrelsen holder møde den 18. januar hvor vi vil gennemgå denne plan, og når den er rettet til vil vi offentligøre den her på hjemmesiden. Det skal selvfølgelig siges at sådan en plan kun er vejledende, da der kan ske ting der gør at vi bliver nødt til at prioitere. Men det skal ses som et værktøj for at sikre at vores økonomi er sund og rask, og at vi samtidig får lavet det vedligeholdes der er nødvendigt.
Mønter til tørretumbler
Da vores supleant Bo Grubbe har besluttet at flytte fra 1 februar, har Pia Hansen overtaget at tømme mønter i tørretumbler. Hvis der er nogen beboere der ønsker at veksle mønter, kan i henvende jer til Pia i lejlighed nummer 43 så kan hun i det omfang der er mønter til det hjælpe med at veksle.
Cykelparkering / opbevaring
Vi har i bestyrelsen observeret at der er en del cykler i vores cykelskure der ikke bliver brugt så ofte. Vi vil gerne opfordre til at hvis du ikke planlægger at bruge din cykel i en længere periode, at du stiller din cykel i kælderen i de områder der er til cykelparkering. Dette er for at give lidt mere plads til de beboere der bruger deres cykler dagligt. Det er ret tæt pakket, så det ville være en stor hjælp for andre hvis i venligt vil overveje at stille jeres ubrugte cykler ned i kælderen.
Radiator varme
Vi har fået en del henvendleser på at visse beboere har svært ved at få nok varme i deres lejlighedder, ud over dem med gavllejlighedder. Vi har skruet varme op og sat trykket op, dette burde hjælpe, men åbenbart ikke nok alle steder. Vi skal selvfølgelig opfordre til at de lejlighdeder der har temostat, sikre sig at tage termostaten af og løsne ventilstiften, da den godt kan sidde fast og samtidg lufte ud i radiator. Vi har fra bestyrelsens side ikke mulighed for at udføre dette arbejde, så hvis du ikke selv kan gøre det, kan du eventuelt spørge en nabo.
For at sikre os at der ikke er andet galt har vi på mandag den 15 januar lavet en aftale med en beboer om at komme ind med Rødovre El og VVS, for at tilse den installation og lave nogle målinger. Hvis denne undersøgelse viser at vi har et problem med forsyningen vil vi selvfølgelig hurtigst muligt tage fat i dette, og melde ud her på hjemmesiden
Legionella
Som vi har oplyst om tidligere fik vi kort før jul lavet nogle Legionella test på Stadiovej, og den 8. januar fik vi svar på de prøver: Stadionvej, Legionella test resultat. Som oplyst om satte vi straks temperaturen 5 grader op, efter råd fra Krüger Aquacare, og har været i dialog med Krüger om både resultatet og ny test. Det som Krüger siger er kort sagt at vi ikke skal være bekymrede med den mængde af legionellakim der er fundet, men at vi skal observere at det ikke udvikler sig negativt. Krüger Aquarcare anbefaler at vi får lavet en ny test i starten af februar når den højere varme har fået lov at cirkulere i vores rørsystmer lidt længere. Samtdig vil vi i bestyrelsen lave en fast service aftale med Krüge Aquacare om at de automatisk kommer og laver test 1 gang om året. Vi har ikke denne aftale på plads endnu, men håber at vi får den på plads i den kommende måneder.
Varmecentral Vestergårdsvej
VI har lavet en del forbedringer på varmecentralen på Stadionvej 43 (Status på varmecentralen på Stadionvej) og vi kan se at dette er en rigtig god opgradering, og vi kan se at vi med den også får en økonomisk gevinst ved at vi køler fjernvarmen meget mere ned. Og vi har fået en meget mere stabil varmtvandsforsyning og faktisk bedre kan styre det nu. Derfor vil vi i nærmeste fremtid lave de samme forbedringer på Vestergårdsvej, dels fordi vi som sagt kan se at det er en økonomisk genvist, men også fordi vi er lidt på grænsen til at kunne levere nok varmt vand til beboerene her, og vi har svært ved at holde temperaturen deroppe hvor vi skal for at undgå legionella. Arbejdet er ikke planlagt endnu, men vi håber at vi kan få sat det igang i den nærmeste fremtid.
Diverse oplysninger
Vi har fået skiftet låsen på skraldeskuret på Stadionvej 43, så den nu igen kan låse. Når i lukker døren så lad venligst være med at smække den hårdt, låsen kan ikke holde til det.
Der er blevet sat et håndtag op på indvendig side af lemmen til krybekælderen, dette er af ren sikkerhedsmæssige årsager, da hvis uheldet er ude og lemmen uforvarent skulle blive lukket mens der er en håndværker derinde, kunne man ganske enkelt ikke komme ud. Dette er på plads nu.
Vi hare fået Glostrup låse og alarm til at justerer dørpumpen til kælderdøren på Stadionvej, da den nogle gange ikke lukkede helt i. Vi kan selvfølgelig ikke sikre at den lukke hvis der er kraftig blæst, så venligt hjælp med til at se at den lukker ordenligt når du forlader kælderen.
Vi arbejder også på at få noget lavet dele af hjemmesiden og opslag til engelsk, men det kræver lidt arbejde på hjemmesiden, men jeg håber ikke det kommer til at forstyrre alt for meget.