Bestyrelsesmøde 2024-02-06

Her kan du se dagsorden til bestyrelsesmøde den 6. februar 2024, mødet finder sted kl 18:30 i fælleslokalet på Stadionvej.

Efter bestyrelsesmødet kan du også finde referat herunder

 Dagsorden

• Info fra formanden
• Administrator aftale
• Regnskaber
• Skralderum Stadionvej
• Varme rum Vestergårdsvej
• Biodiversitet etablering, Vestergårdsvej
• Gavl isolering (info)
• Tag inspektion (info)
• Miele aftale
• Ventilation
• Malerarbejde
  • Gulve i kældre
  • Sokler
• Eventuelt

Referat fra bestyrelsesmøde

06/02-2024 kl. 18:30 i fælleslokalet på Stadionvej

Referent: Claus Ellegaard Madsen

Til stede:

Claus, Pia, Mahmut, Ove og Jamil

Info fra formanden:

• Hjemmesiden er nu sat op så man kan skifte mellem dansk og engelsk. Ikke alt indhold er og vil heller ikke komme på engelsk. Men i videst mulige omfang vil nyt indhold også være tilgængelig på engelsk.
• Vi har nu så mange e-mailadresser at vi sigter efter at udsende information på mail. Det er allerede brugt til at finde frem til en ejer af tabte nøgler, samt lukning af strøm på Vestergårdsvej. Mail der bliver sendt, skal sendes som BCC da vi ikke må dele e-mailadresser med andre. Vi mangler at få sat op så sendte mails kommer fra Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den., dette komme snart op og køre.
• Alle ejere vi har modtaget mails fra er tilmeldt Brunata online. Vi har dog set at nogle ikke har modtaget invitation, og nogle er fundet i ”spam” mailboks. Dem der ikke allerede var aktiveret fik gensendt invitation.
• Vi fik 6/2-2024 flytte elmålere på fællesforbruget på begge bygninger. Der går lige nogle dage før vi kan se om det tal fra Burnata kan sammenlignes med Ørsted. Når dette er ok (hvilket vi forventer) skal der sættes møde op med administrator og Brunata om hvordan opkrævningsdelen kommer til at fungere.
• Der blev lavet service på vaskemaskiner 2/2-2024 hvor der bl.a. blev skiftet et håndtag der var slidt på den ene vaskemaskine. Der blev ikke fundet nogle fejl på maskinerne, men vi får stadig henvendelse om at der er fejl på vantilførslen. Der er skrevet et opslag på hjemmesiden om dette, og det burde over tid løse sig selv. Men vi må holde øje med situation.
• Reparation af 10 stolper på støjhegnet ud mod hovedvejen er udført mandag den 5/2-2024. Vi følger op om vi kan få lavet de resterende til en lavere pris, ellers vurdere vi at det der er lavet nu er godt nok.
• Vi har fået en del henvendelser på manglende rengøring af vaskekælder. Dette er blevet oplyst til Fluxx, og der er blevet gjort rent. Fluxx er blevet bedt om at vaske gulvet mindst hver 14. dag, samt vaskemaskiner af en gang om måneden.

Administrator aftale:

• Der var et par mindre justeringer til aftalen, de er sendt til administrator og vi forvente at så snart administrator har rettet de ting at vi får den til digital underskrift.

Regnskaber:

• Et par punkter omkring økonomien blev gennemgået, Claus vil sætte et møde op med administrator for at diskutere disse punkter og sikre at der er gennemskuelighed.

Skralderum:

• Der er blevet ryddet ud i skralderummet, og affald bliver igen hentet som planlagt.
• Der er dog stadig problemer med at der ikke bliver sorteret korrekt. Bl.a. ligger der i porcelæns container både æggebakker og glas. Dette medfører at den ikke bliver tømt. Der er også beboere der smider pizzabakker i pap, dette er ikke tilladt og det samme gælder her, de bliver ikke tømt hvis der ikke er sorteret korrekt.
• Vi skal overveje om vi kan gøre kommunikationen om dette mere tydelig da det er meget uheldigt og kun gør problemerne med affald større hvis ikke vi får tømt vores containere. Der er ikke andre end beboeren selv der kan lave denne sortering, så det er vigtigt at det bliver gjort korrekt.
  • Der var et forslag om at sætte et enkelt opslag om dette på opslagstavler.
  • Der var forslag om at gennemgå skiltning i skralderummet.
• Efter vi har fået ordnet låsen til skraldeskuret, er der også beboere der stille skrald uden for skuret. Dette er selvfølgelig ikke i orden. Det er beboerens fulde ansvar at sørge for at affald bliver håndteret korrekt og smidt i de containere der er til formålet.

Varmerum på Vestergårdsvej:

• Vi har sat gang i at få lavet samme tilpasning af det varme vand som er gjort med stor succes på Stadionvej. Der er bestilt plader til varmeveksleren, leveringstiden er ukendt. Når disse plader er installeret, skal vi have lavet lidt rørføring om, dette vil blive sat i gang så snart varmeveksleren er på plads.
• Vi får mange positive tilkendegivelser omkring det varme vand på Stadionvej, hvilket er rigtig godt og viser at vi har fået gjort de rigtige initiativer.
• Krüger Aqua care kommer mandag den 12/2, dels for at lave planlagt service, men også for at lave ny Legionella test som opfølgning på testen før jul.

Biodiversitet ”eng” på Vestergårdsvej:

• I forbindelse med at anlæggelse af p-pladser og rykning af træer mellem Vestergårdsvej og andelsboligforeningen, fik vi fyldt en del jord på græsplænen ved Vestergårdsvej. Ove og Claus har indkøbt 2 river og fik i weekenden revet/jævnet jordbunken så den er klar til at blive sået til. Vi indkøbte ligeledes forskellige biodiversitets frø som vi vil så i den kommende måned.

Tilbud på gavlisolering:

• Vi har allerede fået 1 tilbud, men har haft besøg af endnu et firma. Han påpegede et par ting som vi skal have undersøgt, inden han ville gå videre med at lave tilbud.
• For god ordens skyld skal vi forhøre os hos kommunen om der eventuelt er nogle servitutter eller andre regler der kunne forhindre os i at lave denne isolering.
• Vi skal ligeledes have undersøgt om vi lovligt kan gøre trapperne smallere da isoleringen vil tage trappe areal. Dette skal undersøges i forhold til både kommunen men også brandmyndighederne.
• Ove påtager sig opgaven at undersøge disse punkter.

Taginspektion på Stadionvej:

• Mmake kommer tirsdag den 13/2. Claus har modtaget ”flyer” der sættes på opslagstavler om brugen af droner. Claus og Mahmut er hjemme og kan assistere Mmake med at komme op på loftet.
• Det blev foreslået om Mmake når nu de er her med droner, kunne overflyve taget på Vestergårdsvej og kontrollere tagrender. Claus kontakter Mmake og høre om dette er muligt.

Miele aftale:

• Da vores tørretumbler er under 8 år gammel, kan Miele tage den med ind i deres serviceaftale. Prisen med Tørretumbler er ca. 5900.- årligt. Samme aftale uden tørretumbler kan fås til ca. 3950.- (prisforskel 1950.-)
• VI betaler d.d. 2900.- for serviceaftale alene på tørretumbler til Electrolux. Der er derfor lidt at spare på at lave Miele lave både tørretumbler og vaskemaskiner.
• Det blev besluttet at vi holder fast i at Electrolux laver service på tørretumbler for at være sikker på at de kan skaffe de rigtige reservedele.
• Claus Kontakter Miele for at få etableret servicekontrakt på Miele vaskemaskiner.

Ventilation:

• Vi ved at vores ventilation ikke fungere særligt godt, med vi ved ikke helt hvorfor. Vi har fået flere henvendelser fra beboere der spørger ind til dette. Derfor foreslår vi at vi får fat i et ventilationsfirma til at komme og se vores system efter.
• Vi ved at der mangler friskluftsventiler, for at kunne trække luft ind, dette kan være en større opgave, da dette skal etableres i alle lejligheder. Men dette vil vi får vurderet samtidig.
• Claus kontakter ventilationsfirma med hensyn på en gennemgang af vores ventilations system

Malerarbejde:

• Kældergulve på både Stadionvej og Vestergårdsvej trænger til at frisket op. Der er flere huller og disse skal lukkes. Eventuelt kan vi ”plette” over, men det kan også være at der nu er plettet så meget over tidligere at hele gulvet kan trænge til en ny fuldmaling. Da dette skal gøres med epoxymaling kræver det en maler med denne erfaring og certificering.
• Soklerne på Stadionvej er ikke blevet vedligeholdt længe og over tid er de blevet hærgede at se på. Dette er også en opgave vi bør få sat i gang snarest.
• Hegnet ud mod Stadionvej kan også trænge til at blive vedligeholdt og malet.
• Mahmut har en kontakt der kan håndtere disse opgaver, han sender kontakt til Claus der tager fat i dem med henblik på at få lavet tilbud på disse opgaver.

Eventuelt:

• Der var ingen punkter at diskutere under eventuelt.

Mødet sluttede kl. 20:10