Der vil blive afholdt bestyrelsesmøde Mandag den 8/1-2024 umiddelbart efter afsluttet ekstraordinær generalforsamling. Mødet afholdes i fælleslokalt på Stadionvej 23.
Herunder kan du se dagsordenen og senere referat når mødet er afholdt:
- Resultat fra Ekstraordinær generalforsamling
- Eventuelle opgaver i den forbindelse
- Info fra formanden
- YouSee udmeldelse
- Håndtering og gebyr
- Gavlisolering, indhentning af tilbud.
- Elmåler status (info)
- Installering af vandmålere på opgående koldt vands strenge (løbende toiletter).
- Reparation af støjhegn (info)
- Opsætning af skab til farligt affald (info)
- Udlejning af festlokale (info)
- Booking system til vaskekælder
- Dørpumpe Stadionvej kælder, Glostrup låse og alarm kommer i løbet af ugen
- Næste bestyrelsesmøde
- Hovedpunkt er 10 års budget plan.
- Eventuelt
- Forslag om at holde et møde torsdag 18/1-2024 kl 18:30
- Eventuelt.
Referat fra bestyrelsesmøde
08/01-2024 kl. ca. 18:15 efter ex. generalforsamling i fælleslokalet på Stadionvej
Referent: Claus Ellegaard Madsen
Tilstede: Claus, Pia, Mahmut og Ove
Resultat fa ekstraordinær generalforsamling:
- Det blev vedtaget at vi skifter til normalvedtægterne med to mindre ændringsforslag. 1) at sikkerhedsstillelsen sættes til 46.000 og ved valg til bestyrelse of formand har hver lejlighed 1 stemme.
- Efter den ekstraordinære generalforsamling aftalte bestyrelsen med administrator at vi i nær fremtid holder et fællesmøde for at få afstemt forventninger og arbejde i forhold til de nye vedtægter og andre opgaver.
- Der skal afholdes en ordinær generalforsamling i foråret, da vi skal have afsluttet regnskabsåret 2023 (1. juni til 31. december) da det ikke er lovligt at have 19 måneders regnskab. I samme forbindelse skal vi have godkendt overgangen til egenbetaling af el.
Info fra formanden:
- Vi har d.d. indsamlet ca. 30 e-mails fra beboerne, eller nære slægtninge.
- Batter container på Stadionvej var propfyldt, Claus meldte dette på Glostrup forsynings hjemmeside som manglende tømning, og den er ny tømt.
- Vi havde en defekt ventil på varmecentralen 1. juledag der gjorde at der ikke var noget varmt vand. Vi fik hurtig assistance fra Rødovre El & VVS som skiftede ventilen. Da det var helligdag, løb regningen inklusiv ny ventil op i ca. 10.000 kr.
- Vi har skiftet lås på redskabsskuret op Stadionvej, da vi ikke havde nøgle til dette.
- Diverse opslag i begge kældre er udskiftet så de er mere tidssvarende og ikke har ugyldige telefonnumre.
- Kim Rømer i lejlighed 26 har tilkendegivet at han gerne fremover vil stå for udlejning af festlokalet. Til information blev det oplyst at lokalet var udlejet 2 gange i 2023.
- Pia Hansen har bestilt skab til farligt affald der bliver sat op i skraldeskuret på Stadionvej. Skabet er d.d. ikke ankommet.
- Claus overtager dialog med Miele efter ønske fra Pia.
- Der er indkøbt følgende forbrugs ting
- 4 stk. 120 cm LED lysstofrør til kælder da der ikke var flere og 2 var gået ud.
- Ny kalender for 2024 til vaskekælder.
- 2 nye hængelåse med ekstranøgler, 1 til redskabsskur på Stadionvej og 1 til kælder på Vestergårdsvej til rum hvor vi ikke har nøgle.
- Diverse Dymo strips til brug på postkasser etc.
YouSee udmelding
- Vi drøftede sagen med Administrator mens de var her. Og det er helt klart at der er Ejerforeningen/administrator der skal stå for denne udmelding.
- Bestyrelsen ønsker at der bliver administrator der varetager denne opgave, og de vil derfor vende tilbage med et oplæg på hvad vi skal betale for denne administration.
- Bestyrelsen er enige om at dette gebyr pålægges de beboere der ønsker at afmelde sig YouSee, samt hvis de ønsker at tilmelde sig igen.
- Administrator har allerede modtaget breve fra 3 beboere der ønsker at afmeldes YouSee, bestyrelsen er enige om at vi skal kende gebyr fra administrator, og de pågældende skal oplyses om dette gebyr inden det kan gøres.
Gavlisolering:
- For at vi kan komme i gang med vores 10 års budget og vedligeholdelsesplan, er en af de første ting vi skal have set på, at få isoleret de gavle der ikke er isoleret. Vi hører fra de beboere at de er meget generet af kulde og fugt på de vægge der ikke er isolerede.
- Mahmut påtager sig opgaven at finde 2-3 firmaer der kan give tilbud på dette. Claus holdes informeret og overtager når Mahmut tager på Ferie.
- Formålet er at finde et godt tilbud som vi kan tage med på generalforsamling til foråret.
Elmåler status:
- Vi har været i dialog med ABB, der producerer de bi målere vi har fået installeret, da vi kunne se nogle målere give nogle uregelmæssige aflæsninger. Heldigvis ser det ud til at de virker som de skal, og ikke kan tælle ”baglæns”, men at der i nogle situationer hvor der er meget lavt forbrug, kan være en fejlvisning på display.
- Vi kan konstateret at de 3 målere der er sat op for at måle fællesforbrug (installationer, udendørslys etc.) ikke er monteret korrekt og derfor ikke tager alt forbrug med. Vi har møde med Hoffman torsdag den 11. januar 2024 her på ejendommen for at finde en løsning.
- Claus har modtaget mail fra Brunata om at de skal ind i en lejlighed og lave ”service” Claus følger op med Brunata hvad dette handler om, for det er en beboer hvor vi lige har skiftet modul.
Installering af vandmålere på opgående koldtvands strenge (løbende toiletter):
- Bestyrelsen drøftede at få sat en vandmåler på alle opgående koldtvandsrør i kældrene. Dette er for at vi bedre kan lokalisere hvor der er vandspild. På den måde kan indsnævre hvor der eventuelt er vandspild. Dette kan f.eks. være i lejligheder hvor der er toiletter der løber.
- Bestyrelsen blev enige om at opsætte disse gennem Brunata, når vi har fået elmålere helt op og køre. Vi indhenter tilbud på dette inden opgaven startes.
Reparation af støjhegn:
- Fredag den 22 december 2023, blev den første stolpe repareret, ved at der blev sat en ny frisk stolpe op ad den knækkede stolpe. Denne er gravet 1 m ned og fæstnet til eksisterende stolpe med 2 gennemgående gevindstag. Claus og Ove inspicerede denne, og godkendte reparationen.
- Der vil blive sat yderligere 9 stolper op, efter vores anvisning, og når det er færdigt, vil Rødovre El og VVS revurdere prisen så vi kan se om vi skal have sat de resterende op i samme omgang. Vi vurderer uanet hvad at de 10 første stolper er de vigtigste.
- Arbejde et p.t. grundet vejret sat på pause, men genoptages så snart sne og frost er væk.
Opsætning af skab til farligt affald:
Se, info fra formanden
Udlejning af festlokale:
Se, info fra formanden
Booking system til vaskekælder:
Bestyrelsen nåede ikke at drøfte dette punkt, Claus vil i dialog med Miele forhøre sig om dette og få tilbud.
Dørpumpe på Stadionvej kælderdør
- Bestyrelsen har modtaget en henvendelse fra en beboer om at døren til kælderen nogle gange ikke lukker helt i. Der blev sidste år installeret en helt ny dørpumpe. Claus har aftale med Glostrup låse og alarm torsdag 11 januar 2024 for at se på dette.
- Samtidig vil Glostrup låse og alarm se på at få sat et håndtag op på indvendig side af lemmen til krybekælder, dette er af sikkerhedsmæssige grunde, hvis der er en person i krybekælderen og døren lukke, kan man ikke komme ud.
- Låsen til skraldeskuret på Stadionvej er gået i stykker, vi skal se om vi kan få en bedre løsning, ellers må den repareres igen.
- Hjælpe med at åbne hængelås til rum på Vestergårdsvej hvor der ikke findes nøgle.
Næste bestyrelsesmøde:
- Formanden foreslår at vi holder et møde 18 januar 2024 kl. 18:30 med det hovedformål at gennemgå og tilrette et 10 års budget der indeholder en vedligeholdelsesplan baseret på tidligere udarbejde plan fra Per Grunert. Formålet er at vi kan planlægge de stører reparationer det vil komme de næste år, så som gavlisolering, eventuelt tagudskiftning på Stadionvej etc.
- Punktet eventuelt er i tilfælde af at der skulle komme noget der skal håndteres.
Eventuelt:
- Der var forslag fra bestyrelsesmedlem om at holde en arbejdsdag hvor vi skal rydde op i diverse fællesrum som værkstedet, gammelt teknikum etc.
- Der var enighed om at det er en god ide, og vi eventuelt kan slå det op på hjemmesiden og/eller opslagstavler hvis der er andre beboere der frivilligt vil hjælpe med dette arbejde.
- Da suppleant Bo Grubbe fraflytter fra 1 februar, har Pia Hansen tilbudt at overtage håndtering af mønter fra vaskerummet. Pia tager fat i Bo for en overdragelse. Bo har lavet et regneark til at holde styr på dette, dette er lagt på bestyrelsen OneDrive.
- Vi modtog 8. Januar 2024 svar på de Legionella prøver der blev taget på Stadionvej. Resultaterne vil blive opslået på hjemmesiden. Der er stadig en ”middel” forekomst af Legionellakim i vandet. Bestyrelsen blev oplyst om at vi allerede på dagen, efter rådgivning af Krüger Aquacare satte vand temperaturen 5 grader op. Vi vil rekvirere ny test snarest muligt i koordination med Krüger Aquacare.
Mødet sluttede kl. 19:30